昆明理工大学教育发展基金会

昆工基金会〔2025〕4号

昆明理工大学教育发展基金会

档案管理制度

为加强昆明理工大学教育发展基金会（以下简称“基金会”）档案管理工作，提高档案工作质量，更好地为基金会服务，根据《中华人民共和国档案法》及有关档案管理的规定，结合基金会档案工作的实际，特制定本制度。

1.基金会档案工作实行统一领导，秘书长负责对档案管理员及归档工作的监督、指导工作。

2.凡基金会日常工作及重大活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史真实记载，应交由档案人员集中保管留存，任何个人不得据为己有。

3.基金会档案仅供基金会查阅利用，查阅档案资料时需办理查阅登记手续，填写《借阅登记表》，并经主要负责人批准方可查阅。

4.查阅档案，只限于在指定场所进行，未经批准，不得将案卷带出。

5.电子档案应配备专用移动硬盘，每年定期备份，规范存放归档电子文件和数字档案。保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备。

6.要定期对归档文件进行清理校对工作，做到账、物相符。对破损、变质的档案要及时进行修补复制。档案因移交遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。

7.要爱护档案，不得将档案任意拆卷、撕页、污损、折角等，如发现有上述情况者，按《档案法》规定进行必要处理。

8.档案管理员要增强保密观念，严格遵守国家《档案法》和《保密法》所规定的保密纪律，严守机密，未经同意任何人不得随意翻阅和摘抄利用基金会的档案。

9.严格注意口头保密，做到守口如瓶，执行保密纪律，在公共场所、投稿、通讯、通电中，不得泄漏及涉及机密事项。

10.严禁任何人擅自销毁各类档案。

11.基金会档案人员更换时，归档文件应及时移交，移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、帐目一致、手续清楚，移交清单一式三份，基金会负责人及交接双方签字后各执一份。